MEJORA DEL DESEMPEÑO DE UNA EMPRESA CONTRATISTA Y DE SERVICIOS GENERALES APLICANDO LA METODOLOGÍA DE LA GUÍA PMBOK EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS
IMPROVING THE PERFORMANCE OF A CONTRACTOR AND GENERAL SERVICES COMPANY BY APPLYING THE METHODOLOGY OF THE PMBOK GUIDE IN THE MANAGEMENT OF PROJECTS
Jesús del Angel Duque Campoverde1
Dante Godofredo Supo Rojas2
Fecha de recepción : 21/12/2020
Fecha de aprobación : 15/01/2021
RESUMEN
El presente artículo de investigación se ejecutó con la finalidad de diseñar una propuesta de mejora del desempeño empresarial, gracias a la implantación de la metodología de la Guía PMBOK 6ta Edición, en la gestión de proyectos de una empresa contratista y de servicios generales. La propuesta se implementó durante la ejecución de un proyecto de fabricación metalmecánica de tanques a presión para amoniaco para un sistema de frío de una empresa de congelados hidrobiológicos, dicho proceso lo ejecutó la empresa en cuestión, durante los meses de julio y setiembre, aplicándose la metodología propuesta, conforme a la triple restricción de los proyectos, en las áreas de gestión del alcance, del cronograma, de los costos y de la calidad. Para identificar el desempeño que consiguió la empresa contratista y de servicios generales, se evaluaron las dimensiones de eficiencia, eficacia y productividad, en primera instancia en un proyecto de similares características, para realizar un diagnóstico y posteriormente realizar una contrastación con los resultados de la propuesta. Por consiguiente, se obtuvieron como resultados mejoras en las dimensiones de eficiencia y productividad (utilidad/horas-hombre), con un 62% y un 65% de incremento respectivamente, respecto a lo que obtuvo en el anterior proyecto, comprobando lo provechoso que resulta la implementación de esta propuesta para el desempeño empresarial de la Mype estudiada. Por otro lado, la dimensión de la eficacia no tuvo mejora, puesto que ésta evalúa los resultados respecto al tiempo, teniendo en cuenta que el proyecto se desarrolló durante la pandemia, este resultado es excelente.
Palabras Clave: Gestión de proyectos, PMBOK, desempeño empresarial, eficiencia, eficacia, productividad.
ABSTRACT
This research article was carried out with the purpose of designing a proposal to improve business performance, thanks to the implementation of the PMBOK Guide 6th Edition methodology, in the project management of a contractor and general services company.
The proposal was implemented during the execution of a project to manufacture metal-mechanic pressure tanks for ammonia for a cold system of a hydrobiological frozen company, said process was carried out by the company in question, during the months of July and September, applying the methodology proposal, according to the triple restriction of the projects, in the areas of scope, schedule, cost and quality management. In order to identify the performance achieved by a contractor and general services company, the dimensions of efficiency, efficacy and productivity were evaluated, in the first instance in a project with similar characteristics, to carry out a diagnosis and later carry out a contrast with the results of the proposal.
Consequently, improvements were obtained in the dimensions of efficiency and productivity (utility / man-hours), with a 62% and 65% increase, compared to what was obtained in the previous project, proving how profitable the implementation of this proposal for the business performance of the mype studied. On the other hand, the efficacy dimension did not improve, since it evaluates the results over time, taking into account that the project was developed during the pandemic, this result is excellent.
Keywords
Project management, PMBOK, business performance, efficiency, efficacy, productivity
1. Introducción
La gestión de proyectos ha evolucionado de forma paralela con el desarrollo tecnológico, orientándose a los flamantes problemas que emergen en el mundo de los negocios. Hoy por hoy, es inevitable la aplicación de la gestión de proyectos, Radujkovic & Sjekavica (2017) explican que ésta, se debe adaptar a los cambios constantes del mundo actual, y exponen que las nuevas preocupaciones estratégicas de las organizaciones se orientan a la demanda del mercado, exigencias ambientales, búsqueda de mejora de la competitividad y mejor desenvolvimiento en el mercado, peticiones de servicios o productos especializados, avances tecnológicos, requerimientos legales, todo ello enfocado para cumplir con los objetivos empresariales; de modo que, el fracaso de los proyectos se suscita debido a la endeble gestión de los mismos.
Dixit & Saurabh (2019) sostienen que el desempeño de los proyectos es la medida de su éxito, por eso la importancia de la identificación de fallas a lo largo de su ciclo de vida; en vista de ello ejecutaron una investigación en la que determinaron que, si existe una relación e impacto de la productividad sobre el desempeño de proyectos de construcción, evidenciándose la carencia de una gestión de proyectos idónea en las empresas de su país. Según Bonnie (2015, citado por Guerrero, Vivar & Gutiérrez, 2017) se generan grandes pérdidas económicas en las organizaciones debido a la inadecuada gestión de proyectos, 109 millones por cada 1000 millones de dólares invertidos, observándose que uno de cada seis proyectos produce una media del 200% de sobrecostos, asimismo tres de cada cinco proyectos no guardan relación con los objetivos empresariales.
Las Mipymes, en América Latina, representan de todas de empresas el 99,5%, y el 88,4% de ellas son microempresas, y pese a que, las mipymes generan el 61,2% del empleo, tan sólo reúnen el 24,6% de la producción, por lo que es esencial el estudio de las dimensiones relacionadas con la manera de cómo funcionan los mercados y, en mayor proporción, con la eficiencia de las empresas, debido a que impactan grandemente en el desempeño de las mipymes (Dini & Stumpo, 2019). Estas empresas se encuentran constantemente enfrentadas, la nueva dinámica económica las obliga a permanecer en competencia, conminando innovación y creatividad para que, lo que brindan a sus clientes, sean productos y servicios aún más llamativos, sin embargo, estos sistemas productivos no están preparados para los continuos cambios y a menudo no logran adaptarse, teniendo alta probabilidad de terminar por desaparecer. Kubíckova & Hodzic (2020), enfatizan que deben darse investigaciones sobre la gestión de proyectos en las Mipymes, al igual que organizaciones del tercer sector, por lo que hacen falta enfoques más personalizados, ya que la falta de sistemas de monitoreo y control, tareas indefinidas o mal orientadas, y conflictos internos, son algunas de las prácticas incorrectas de la dirección de proyectos que se encuentran en las organizaciones. Song, Jeong & Park (2019), especifican que, la gestión de proyectos y la mejora de habilidades operativas son esenciales para mejorar el desempeño y competitividad, sin embargo, reconocen la debilidad de ese campo y la falta de investigación en su país a nivel de las pymes.
En esta investigación se procuró diseñar una propuesta de mejora del desempeño empresarial, dimensionándolo en eficiencia, eficacia y productividad, en una empresa contratista y de servicios generales mediante la aplicación de la metodología de la Guía PMBOK 6ta Edición en la gestión de proyecto. Iniciando con la realización del diagnóstico del desempeño actual de la empresa, respecto a la gestión de proyectos y determinar las falencias existentes, luego se implementó la propuesta en las áreas de conocimiento de gestión del alcance, del cronograma, de los costos y de la calidad, siguiendo la triple restricción. Cuando se sigue la metodología de la Guía PMBOK es posible la minimización de costos y de los riesgos, además, de que las entregas se realicen dentro de los plazos establecidos, y la integración de todo el equipo de los proyectos, por ende, se apreciará la mejora del desempeño de las empresas. Como se observa en diferentes estudios, la metodología de la Guía PMBOK tiene estrecha relación con el desempeño empresarial, por lo que es factible establecer que mejorará el desempeño de la empresa contratista y de servicios generales después de su aplicación, respecto a su eficiencia, eficacia y productividad; de modo que, permitirá que dicha empresa sea más competitiva, asegurándose la concreción de los objetivos de sus proyectos y el control económico y temporal, por ende, se lograrán proyectos exitosos, en conjunto con la satisfacción de los clientes, garantizando un compromiso fiable entre empresa y clientes.
Almeida (2019) llevó a la práctica una investigación en la provincia de Imbabura, Ecuador, con el fin de analizar el rendimiento en un proyecto de la empresa Hidraaconst posterior a la implantación de la gestión de proyectos, además de evaluar el impacto en el costo de ejecución de las obras, todo ello enfocándose en la Guía PMBOK cumpliendo con la triple restricción. Teniendo como resultado los siguientes índices de desempeño: del cronograma es 1.00 (se avanzó de lo proyectado un 100%) y de costo 1.02 (costo por debajo del presupuesto), aunque se incrementó el costo directo en un 5%, en consecuencia, a la contratación de un director de proyecto, no existieron excesos en el presupuesto, siendo el costo 2.18% menor al proyectado. Del mismo modo el índice de desempeño del trabajo por completar fue 1.00, de esta manera se concluyó el proyecto según cronograma. De esta manera, se concluye que, gracias a la adecuada gestión del proyecto que se efectuó en las áreas del conocimiento que establece la Guía, se alcanza una mejora en la organización, además de la importancia en poner énfasis en la gestión de interesados, comunicación y adquisición, ya que son áreas a las que poco valor se les atribuye.
En nuestro país, Palomino (2019) en su investigación en la ciudad de Lima, explica que en la empresa constructora donde realizó el estudio, la gestión de proyectos tenía características particulares que perjudicaban el desempeño de la empresa, observándose utilidades menores a las esperadas, por ello la finalidad de la investigación evidenciar que la implantación de la Gestión de Proyectos mejoraría el desempeño del proyecto, tal investigación se fundamentó el enfoque PMI, siguiendo la Guía de la Dirección de Proyectos (PMBOK). Se verificó que la Gestión de Proyectos trajo consigo efectos muy favorables en el desempeño de la empresa, ya que antes de la introducción del modelo la eficiencia (costos) era del 88.86% y la eficacia (tiempo) de 89.57% respecto a proyectos, después de aplicada la metodología la eficiencia y eficacia fueron de 100%, de modo que, se aprecia un aumento de 11.14% y de 10.43% respectivamente. El autor recomienda la implantación del método de gestión de proyectos que utilizó en su investigación para mejorarla y redireccionarla en el futuro.
En Chimbote, Guerrero Vivar & Gutierrez (2017) realizaron una investigación cuyo propósito fue asegurar que los proyectos sean exitosos en la Empresa ENCOSERVICE, para lo cual analizaron como es que la gestión es realizada para los proyectos que tenía la empresa en cuestión, ejecutaron dicha gestión durante el proyecto de un puente grúa de 10 t, en el cual se realizó el montaje electromecánico del mismo; empleando la metodología del PMI, siguiendo los costos del tiempo, el costo y la calidad, y posteriormente analizar los resultados del proyecto desarrollado y evaluar el impacto que haya generado el método aplicado. Resultando, en la gestión de proyectos, incrementos en los indicadores del plan que era del 37% y de la documentación era del 64%, mientras que con el enfoque PMI se logró un 86% y 93% respectivamente; respecto al alcance del proyecto, era del 66% mientras que con el PMI fue del 100% (variación 54.52%), además respecto al cumplimiento del programa fue del 100% mejorando ya que se redujo un 50% de sobretiempos. Se consideró que la gestión del proyecto fue un éxito, originando sostenibilidad económica y organizacional, gracias al enfoque del PMI.
Barrientos (2018) efectuó una investigación en Trujillo relacionada a los proyectos de construcción, con la finalidad de evaluar y mejorar los costos, tiempo y eficiencia en la Empresa Caszava Constructores SAC concerniente a la gestión de los proyectos, aplicando la metodología PMBOK. Posteriormente se realizó la comparación con los sistemas de gestión anteriores, con el propósito de generar mayor ganancia, en el tiempo mínimo y con la eficiencia requerida por el cliente. Consiguiendo incrementar en un 75% la eficiencia, los costos de ejecución disminuyeron en un 15%, con esto se aseguró la ejecución del proyecto dentro del plazo establecido y con los costos esperados.
El desempeño empresarial se fundamenta en cómo una organización se relaciona con sus metas, es decir, la capacidad que tiene para dar cumplimiento a lo que se ha propuesto, integrando a todas las áreas de la empresa, por ello no puede confundirse con el desempeño laboral, que sólo se centra en el rendimiento laboral de los colaboradores. Cantero, Leyva & Santiesteban (2010) explican que el desempeño empresarial es la capacidad para alcanzar las metas y objetivos empresariales, para suplir con los lineamientos estratégicos, además de adaptarse a cualquier variación en su escenario y la manera de cómo hace uso de sus recursos a fin de que sea de una manera racional. De manera que, es vital poner énfasis en la mejora u optimización del desempeño empresarial, ya que, gracias a ello, se generan beneficios para la organización, ya sean internos (apropiada utilización de recursos) y externos (satisfacción del cliente). Bernardez (2007) sostiene que la mejora o evolución del desempeño de las organizaciones es determinante para el desarrollo o retardo social, investigativo, tecnológico y hasta artístico, evidenciándose su importancia en la calidad y expectativa de vida, así como en la seguridad, prosperidad y libertad humanas. Para Jiménez (2011, citado por Ochoa, Jacobo, Leyva & López, 2014), la palabra desempeño representa una visión global de los resultados cuantitativos y cualitativos que se obtienen después de realizado un trabajo, formulándolo el Desempeño como la suma de los Resultados(Eficacia) con la Competencia(Eficiencia).
La eficacia es emplear los recursos con objeto de lograr los objetivos o resultados esperados, mientras que la eficiencia se trata de la optimización de los recursos, sin generar desperdicios (Gutiérrez, 2010). En cuanto a la eficiencia, León (2009) explica que es la proporción de lo que en realidad ha resultado respecto a los resultados que se preestablecieron, además asegura que, aunque la eficiencia es una condición imperativa para alcanzar la productividad, no asegura su mejora al no ser suficiente. La calidad es un factor clave en toda organización, además de la eficacia y eficiencia, toda empresa debe enfocarse en que sus bienes o servicios sean de calidad y que se mejore continuamente; un adecuado desempeño organizacional, depende también de la capacidad de producir con calidad. Pérez & Cortés (2009) sostienen que el desempeño organizacional consiste en una serie de componentes integrados, donde los resultados se observan en la calidad de los productos, la estructura organizacional, resultado económicos, entorno del mercado, innovación, competitividad y ambiente laboral. La productividad está íntimamente relacionada con la calidad, esta asociación se refleja en los costos y el porcentaje de solicitudes que la empresa puede atender, generando mejor competitividad; a nivel empresarial, aquellas empresas que lleguen superar el promedio de productividad del país referente a su sector industria, tienen una mayor utilidad, y si crece de manera más acelerada que la competencia, los márgenes de utilidad son aún mayores, de modo que su desempeño es mucho mejor. Por lo que, como vaya mejorando la calidad de los procesos, mejorará la productividad notoriamente (León, 2009).
La Guía del PMBOK (2017) señala que un proyecto es una labor ejecuta de manera transitoria, para cumplir determinados objetivos que conllevan a la generación de un resultado ya sea un producto o capacidad, y cumplir con un servicio con el que se completa el proyecto, que también puede ser una fase o un proceso. La gestión de proyectos, para satisfacer las necesidades o solucionar problemas, emplea metodologías útiles, con razón de elaborar un producto o un servicio dentro de la organización, ya que nos posibilita la programación, planificación y control de las tareas que deben ser realizados durante la ejecución del proyecto, todo ello se desarrolla con la intención de conseguir los objetivos predefinidos. Ranf (2019) considera que la gestión de los proyectos configura un modo de desarrollo organizacional, incrementando la capacidad empresarial para cumplir con sus metas estratégicas y lograr un determinado nivel organizacional de modo que, pueda satisfacer la demanda actual de innovación y cambios constantes que se generan.
En los proyectos existen restricciones (triple constraint), esto se refieren a las limitaciones que generan en el desempeño un efecto importante, identificándose tales factores que restringen la gestión como: alcance, tiempo y costos, a donde se deben abocar los esfuerzos para garantizar el éxito del proyecto, además, impacta en la calidad del proyecto. Llamazares & Romero (2016) explican que la triple constraint, apunta a que la tarea de un director de proyectos es encontrar el máximo beneficio entre factores ya antes mencionados, estamos hablando de la triple restricción, con la que se procura el beneficio óptimo o el equilibrio entre las variables antes mencionadas.
El PMBOK, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) es el estándar para la gestión de proyectos, donde se documenta la información que se requiere para los diferentes procesos que se realizan durante un proyecto. En el PMBOK se describen habilidades, conocimientos y procesos que deben ser aplicados de manera uniforme en los proyectos, no obstante, el gerente de proyecto está en la obligación de determinar los procesos que son más apropiados y la medida en que se aplicarán según el sector de la empresa (Echeverría, 2018). En un proceso de dirección se da la conexión entre las entradas, herramientas y salidas, y pueden darse tareas superpuestas durante todo el proyecto (Guía del PMBOK, 2017). Según metodología del PMBOK, los procesos se reúnen en 5 diferentes categorías o clase, según el objetivo que se pretende cumplir, a las que se les conoce como los Grupos de Proyectos, asimismo se agrupan los procesos de dirección de proyectos en Áreas de Conocimiento, las mismas que se reconocen por sus requerimientos de conocimientos y se interrelacionan unas con otras.
La Gestión del Alcance engloba los procesos que se necesitan para que únicamente toda labor requerido se realice, a fin de lograr un proyecto con éxito; de tal manera que, la gestión del alcance tiene la función de establecer y monitorear todos los procesos del proyecto que se requieren para ejecutarlo, diferenciando lo que se debe incluir y lo que no. La gestión del cronograma del proyecto está constituida por la secuencia de procesos que se emplean para gestionar el término del proyecto. La gestión de los costos del proyecto se encarga de administrar el costo de lo que se ha empleado para la ejecución de las tareas del proyecto. La gestión de la calidad engloba todos los procesos requeridos para hacerlo, para lograr la satisfacción de todos los interesados.
2. Materiales y métodos.
La investigación fue del tipo aplicada y explicativa, el diseño de la investigación fue del tipo experimental, y con un enfoque será cuantitativo. La población de estudio son las diez Áreas de Conocimiento que exponen en la Guía del PMBOK, y mediante un muestreo del tipo no probabilístico intencional seleccionado por conveniencia, se seleccionó como muestra las cuatro áreas de conocimiento: gestión del alcance, gestión del cronograma, gestión de los costos y gestión de la calidad, dando cumplimiento a la triple restricción, representando las dimensiones de la variable independiente. Las técnicas de las que se valió esta investigación son la entrevista estructurada, la encuesta y el análisis documentario. La información que se obtuvo de la encuestase procesó en el programa Excel (Hoja de Cálculo), donde se ordenaron, tabularon y se realizaron los gráficos correspondientes, para su posterior análisis en conjunto con los datos que se registraron por el análisis documentario y la información que se obtuvo después de aplicada la entrevista. Todo ello se analizó con el fin de establecer un diagnóstico del desempeño empresarial actual en la gestión de los proyectos, siendo éste la variable dependiente dimensionada en eficacia, eficiencia y productividad. Posteriormente, después de implementar la metodología de la Guía PMBOK, se aplicó nuevamente la encuesta y se realizó el registro de datos de los nuevos archivos documentarios, y se utilizaron dichos datos para el análisis y evaluación de resultados de este estudio.
3. Resultados
Gracias a la entrevista se pudo conocer que la empresa caso de estudio, labora en la modalidad de proyectos, y se han identificado diferentes falencias en la ejecución de los mismos, los sobrecostos y retrasos son los principales; el problema de los tiempos improductivos que generan grandes sobrecostos y sobretiempos para poder respetar los plazos establecidos, de igual modo se generan retrasos debido a la mala gestión en las compras, por lo que los proveedores no realizan sus entregas a tiempo, tienen una gestión de proyectos inadecuada, la falta de organización y administración de las actividades, la ausencia de análisis de indicadores del proyecto, así como el limitado control de los costos y tiempos, son carencias que se deben solucionar, porque generan una baja productividad y que su desempeño sea ineficiente e ineficaz.
La Guía PMBOK establece cinco grupos de procesos, los cuales se desarrollan en diez áreas de conocimiento, siguiendo un orden lógico para que la dirección del proyecto sea la adecuada y se establecen diferentes entradas y salidas que son necesarias para el desarrollo de la metodología; para nuestra propuesta, se interviene en cuatro áreas de conocimiento. En el Figura 1 se plasman los procesos (sombreados de color verde) que se seguirá para el desarrollo de la presente propuestas para la gestión del proyecto, asimismo se muestran todas las salidas requeridas por cada proceso (sombreadas de rosado). Después del desarrollo del acta de constitución, la misma que es absolutamente necesaria para dar inicio a la implementación de la metodología, se elaboran las distintas salidas para cumplir con la gestión del alcance, siguiendo el Plan de Gestión del alcance.
Es importante resaltar que la empresa no tiene registros históricos y que la poca información que se proporcionó es insuficiente, por lo que, no pudo evaluarse el área de la gestión del alcance, más allá de los resultados de los instrumentos, pues no establecen ni un plan de gestión del alcance y ni siquiera una línea base, asimismo no se define de manera clara el alcance del proyecto, al personal sólo se les da a conocer sus tareas sin una explicación o capacitación previa; siendo lo único con lo que cumplen, que los entregables son aceptables; de manera que, sólo cumple con el 6% de las salidas requeridas por la metodología PMBOK, y posterior a implementada la propuesta se logró alcanza un 94% (Figura 6), esto se logró gracias a la elaboración de las seis salidas que se establecen en la Figura 1, respecto a la gestión del alcance. Posteriormente, se continuó con la Gestión del cronograma, cumpliendo con todas las salidas mencionadas en el Figura 1, correspondientes a dicha área, observándose en la Tabla 1 los indicadores del desempeño del cronograma que se lograron en el proyecto donde se aplicó la propuesta. Asimismo, en la Figura 2, se aprecia el comportamiento de los indicadores del valor ganado, resultando más bajo en la semana 3, donde se presentaron dificultades producto de la crisis sanitaria por la que estamos atravesando, a continuación, en la Figura 3, se observa la comparación del índice más bajo del SPI con el SPI alcanzado en el proyecto anterior, el cuál sirvió para desarrollar el diagnóstico, donde notamos que el índice ha mejorado.
Tabla 1
Indicadores de Desempeño del Cronograma – “Fabricación de seis Tanques a Presión”
Fuente. Elaboración Propia.
Tabla 2
Índice de Desempeño de los Costos – Proyecto “Fabricación de seis tanques a presión”
Fuente. Elaboración Propia.
